Outlook bekommt neue Funktionen: Das plant Microsoft für 2020 - CHIP Online Deutschland

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Outlook war für viele schon vor der Corona-Pandemie das Herzstück des Büro-Alltags und ist auch im Home Office unerlässlich. Jetzt will Microsoft einige Features liefern, die die Arbeit von zu Hause aus angenehmer machen sollen und für mehr Effizienz sorgen wollen. Wir stellen die geplanten Neuheiten von Microsoft Outlook vor.

Microsoft Outlook ist der Standard für E-Mails und ein praktischer Begleiter im Büro-Alltag. Da kann die Software ihren Nutzern aber auch schnell auf die nerven gehen und bei der Planung von Meetings oder Projekten auch ein Zeitfresser sein. Microsoft hat in den letzten Monaten viel darüber gelernt, wie Kunden Outlook nutzen und erkannt, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit, mit dem Home-Office als täglichem Arbeitsplatz, verschmelzen.

Um die Arbeit mit Outlook zu erleichtern und Alternativen zu seitenlangen Kettenmails zu schaffen, plant Microsoft neue Features, mit denen Nutzer künftig zum Beispiel automatisch Zeiten von Privat-Terminen im Outllook-Kalender blocken können und weniger dringliche E-Mails an Kollegen für einen bestimmten Zeitpunkt vorplanen können, anstatt Sie noch spät Abends zu schicken.

Downloads: Microsoft Outlook

Meetings schneller vorbereiten

Meeting Details werden in Outlook künftig übersichtlich gebündelt. Bild: Microsoft

Damit die Vorbereitung, Terminfindung und Planung eines Meetings in Outlook nicht länger dauert als das Meeting selbst, hat Microsoft ein paar hilfreiche Funktionen geplant, um das Erstellen von Meetings zu vereinfachen.

• Mehr Kontrolle über Meeting-Einladungen: Nachrichten zu einem Meeting und Meeting-Details sollen künftig getrennt von einander direkt über die Inbox einsehbar sein. So sehen Nutzer alle Infos zu einem Meeting auf einen Blick und können bei Bedarf auch selbst noch ein Online-Meeting zum Termin hinzufügen, ohne mit dem Meeting-Ersteller hin und her zu mailen.
• Meetings standardmäßig online durchführen: Wenn Ihre Meetings sowieso alle digital stattfinden sollen, können Sie künftig automatisch alle Ihre Outlook-Meetings als Online-Meetings erstellen lassen.
• Online-Meetings mit einem Klick beitreten: Egal ob Microsoft Teams oder Drittanbieter wie Zoom und Webex - Meetings beitreten soll bald mit einem Klick möglich sein, über "Join" können Sie mobil über Outlook Android bequem jedem Gespräch beitreten, ohne umständlich den Link in der Mail zu suchen.
• Meeting Insights für Android: Eine weitere Komfort-Funktion für Outlook Android hört auf den Namen Meeting Insights, und sammelt Nachrichten, Details und Anhänge zu einem Meeting an einem Ort. Wollen Sie also kurz vor einem Meeting nochmal ein Blick auf die zugehörigen Dokumente werfen, müssen Sie diese nicht lange suchen.

Zeit besser managen

E-Mails lassen sich auf einen späteren Sendezeitpunkt vorplanen. Bild: Microsoft

Nur weil der PC den ganzen Tag an ist, muss man nicht 24/7 für den Job verfügbar sein. Um der gestiegenen Outlook-Nutzung Abends und am Wochenende und der damit einhergehenden höheren Belastung für Angestellte sinnvoll entgegen zu steuern, hat Microsoft vier praktische Maßnahmen in petto:

• Emails vorplanen: Sie teilen sich Ihre Arbeitszeit gerne frei ein und schreiben E-Mails lieber Abends, wollen jedoch Ihre Kollegen nicht unnötig aufscheuchen? Dann schafft Outlook bald Abhilfe und ermöglicht es Ihnen, E-Mails auf eine bestimmte Zeit vorzuplanen. Damit lassen sich E-Mails perfekt timen und werden dann gesendet, wenn sie relevant sind. So schonen Sie Ihre Kollegen und schützen sich selbst vor Rückfragen, die Sie wiederum beantworten müssen.
• Automatische Zeitvorschläge: Dank künstlicher Intelligenz hilft Microsoft mobil, mit Textvorschlägen umgehend auf E-Mails antworten zu können. Legen Sie Ihre zeitlichen Präferenzen für Terminanfragen fest, lässt sich Ihre Verfügbarkeit bald mit einem Klick versenden.
• Privaten Kalender in Outlook integrieren: Wer einen privaten Terminkalender neben seinem Outlook-Kalender pflegt, hat es bisher nicht immer leicht, zeitliche Überschneidungen abzugleichen. Hier hat Microsoft ein Lösung parat und ermöglicht die Integration eines Privat-Kalenders, für dessen Termine Sie dann in Outlook als nicht verfügbar angezeigt werden, ohne dass die Details der Termine für Kollegen einsehbar sind.
• E-Mails schlummern lassen: Wenn Sie eine wichtige E-Mail erhalten für die Sie gerade noch keine Zeit haben, oder nach aktuellem Stand noch nicht beantworten können, lässt sich diese per Schlummer-Funktion auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. So lassen sich Aufgaben managen, ohne dass sie in Vergessenheit geraten. Die Mail erscheint dann später wieder oben in Ihrer Inbox.

Beste Leistung: Microsoft Surface Book 2 (Leistungstipp)

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  Quelle: CHIP

  Microsoft Surface Book 2

  Gesamtnote: Gut (1,6) Das Microsoft Surface Book 2 kommt in der Highend-Variante mit dediziertem Grafikchip und eignet sich so auch prima für Gaming.

Ordnung im Outlook-Kalender

Meetings lassen sich in Outlook bald generell frühzeitig beenden. Bild: Microsoft

Outlook soll Aufgaben einfacher machen, nicht komplizierter. Deshalb werkelt Microsoft auch an ein paar Optionen, die die Arbeit mit Ihrem Outlook Kalender intelligente gestalten.

• Task aus ausgewähltem Text erstellen: Wollen Sie den Inhalt einer Mail als Task in Ihren Kalender einfügen, so können Sie das nun auch mit einem ausgewählten Textschnipsel tun. Statt also die ganze Mail mit einem möglicherweise generischen Betreff als Task anzulegen, suchen Sie sich den aussagekräftigsten Teil selbst aus.
• Tasks mobil erstellen: Eine E-Mail als Task anzulegen soll nun auch in der mobilen Outlook-Version möglich sein.
• Cortana: Die Sprachassistentin soll zur persönlichen digitalen Sekretärin werden, die Ihnen zu Beginn jeden Tages Ihre Termine und Aufgaben zusammenfasst, sowie Ihnen "Focus time" freischaufelt, in der Sie mal wirklich Zeit zum Denken haben.
• Zeiten für Tasks festlegen: Wollen Sie Zeit für einen Task einplanen, geht das auch über den Kalender, indem Sie einen Zeitslot für Ihre Aufgaben reservieren.
• Meetings generell früher beenden: Um Meeting-Marathons mit pausenlosem Gehetzte von einem Meeting zum nächsten zu verhindern, können Sie in Outlook festlegen, dass Meetings generell ein paar Minuten früher aufhören. So schaffen Sie sich wertvolle Pufferzeit, um einmal tief durchatmen zu können.
• "Play my Emails" für iOS: Ein interessantes Feature das Microsoft zunächst für iOS in Planung hat, ist "Play my Emails". Dabei wird das Konzept E-Mail neu gedacht und Sie erhalten Ihre Nachrichten und Termine als eine Art Podcast, den Sie sich anhören können während Sie mit dem Hund gehen oder den Abwasch machen.

Downloads: Microsoft Outlook

Autorenmeinung von Benedikt Schwimmbeck

Benedikt Schwimmbeck

CHIP-Redakteur

Outlook muss liefern

E-Mails und Meetings sind zwar weiterhin die Grundlage des Büro-Alltags, werden aber zunehmend durch Instant-Messaging und flexible Konferenzlösungen ersetzt. Damit Outlook relevant bleibt, und praktischer Begleiter statt Zeitfresser ist, muss Microsoft am Ball bleiben und auf die Bedürfnisse seiner Nutzer eingehen. Mit den geplanten Features werden viele Details verbessert und Outlook wird zu einer E-Mail-Lösung, die ihren Nutzern hilft und Arbeit abnimmt. Intelligente automatisierte Filter für den Posteingang à la Gmail lassen jedoch noch auf sich warten.

July 20, 2020 at 12:10PM
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